Jette Moche: Jak myślisz, ile poradników lub książek na temat wydajności, nowego podejścia do pracy i autorefleksji przeczytałaś?
Marta Dudzinski: Szacuję, że było to ok. 20 książek. Niektóre z metod znałam już wcześniej, inne stosowałam w codziennym życiu, nie zdając sobie sprawy, że mają swoje nazwy, np. tzw. batching — kiedy wykonujesz podobne zadania za jednym razem, na przykład przeglądasz skrzynkę pocztową lub przygotowujesz kilka listów i wysyłasz je razem.
Wydaje się to dużo, biorąc pod uwagę twój obraz kliniczny.
Tak, i jest to frustrujące, gdy mózg nie chce przyjąć do wiadomości przeczytanych informacji. Inaczej niż w przeszłości, po dwóch godzinach pracy moja głowa dudni. Potrzebuję przerwy.
Jak to wygląda ?
Albo śpię, albo oglądam seriale. To zawsze są to te same trzy seriale komediowe, które oglądam na zmianę. Wszystko inne wymaga energii, której nie mam.
„Musiałam zmienić swoje życie z dnia na dzień”
Czy wszyscy marnujemy czas?
Nie mogę udzielić tak uogólnionej odpowiedzi. Motywacja do pracy może być bardzo różna: popęd, status, ale też płacenie rachunków. Stwierdzenie, że marnujemy czas, byłoby przesadą. Jednak zbyt często postrzegamy nasze zdrowie jako środek do celu. Zbyt często słyszę: musisz być zdrowa, aby pracować lub być sprawna dla swoich dzieci, rodziców lub partnera.
Która postawa byłaby zdrowsza?
Musiałam zmienić swoje życie z dnia na dzień. Dlatego mogę tylko zaapelować do wszystkich: słuchajcie swojego ciała. Ono na początku wysyła ciche sygnały — np. zgrzytanie zębami, ból pleców, napięcie czy zmęczenie. Ignorowanie ich i kontynuowanie tego samego obciążenia pracą niczego nie zmieni. Nie dość, że pozostaną, to jeszcze staną się bardziej dotkliwe.
Czy polecasz często słyszaną poranną rutynę medytacji, ćwiczeń i zielonego koktajlu?
O nie, zupełnie nie . Chociaż sam jestem osobą, która wcześnie wstaje, nie podoba mi się fundamentalne założenie, że „nie jestem wystarczająco dobra”. Oczywiście są ludzie, którzy lubią uprawiać sport rano. Jestem po prostu przeciwna porannej rutynie jako koncepcji. Sugeruje ona, że trzeba zrobić tysiąc rzeczy przed rozpoczęciem pracy. Bądźmy szczerzy, ilu rodziców lub osób pracujących na zmiany ma czas na skupieniu się na swoim „ja” na początku dnia? Rzeczywistość życia wielu ludzi jest po prostu inna.
A jednak pewna struktura jest konieczna, aby ukończyć zadania. Co polecasz ludziom, którzy ciągle gubią się w zadaniach, a potem dręczą ich wyrzuty sumienia?
Świetnie nadaje się do tego 5-punktowa metoda ALPEN (zapisywanie zadań, szacowanie ich długości, plan buforowy, podejmowanie decyzji, kontrola uzupełniająca).
Metoda ta zaleca zaplanowanie 40-procentowego bufora — dzięki czemu zdejmuje presję i uwzględnia fakt, że zawsze może pojawić się coś nieprzewidzianego. Na następny dzień trzeba planować od nowa. Na tym polega właśnie kontrola uzupełniająca, czyli uczciwa weryfikacja: czy czas zaplanowany poprzedniego dnia był prawidłowy? Często można popełnić duży błąd w obliczeniach.
Wprowadzasz zasadę Pareto dla bardziej efektywnej pracy. Zgodnie z zasadą 80-20, wykreślamy czynności lub klientów, którzy do niczego nas nie prowadzą. A w drugą stronę — czy to oznacza, że zajmujemy się zbyt wieloma nieistotnymi rzeczami?
W kontekście zawodowym można użyć tej zasady, aby powiedzieć, że 20 proc. może nie być skuteczne, ale sprawia nam przyjemność. Efektywność nie zawsze musi być na pierwszym miejscu. Dotyczy to także innych obszarów. Nosimy 20 proc. naszych ubrań przez 80 proc. czasu i piszemy 80 proc. naszych wiadomości do 20 proc. naszych kontaktów. Chciałabym podkreślić, że nie chodzi o osiągnięcie 100 proc. Chodzi raczej o skupienie się na jednej części i pozwolenie sobie na zidentyfikowanie nieistotnych zadań lub nieprzyjemnych partnerów biznesowych jako takich i „odpriorytetyzowanie” ich w razie potrzeby.
Podejście polegające na sztucznym skracaniu czasu na wykonanie zadania do tego pasuje. Chodzi o to, że to, czego nie udało się zrobić w ciągu czterech godzin, było prawdopodobnie nieistotne. Ale czy nie wywiera to również dużej presji i nie prowadzi do stresu?
Nie przekonuje mnie takie podejście. Owszem, mój organizm ogranicza czas pracy i zmusza mnie do konsekwentnego ustalania priorytetów — ale nie sądzę, by warto było dobrowolnie i sztucznie ograniczać swój czas. I nawet jeśli ważne i pilne sprawy są załatwiane szybko, inne wciąż spadają z listy, np. wypełnienie zeznania podatkowego. Można je odłożyć tylko do określonej daty, a potem trzeba to zrobić pod ogromną presją. Bo co, jeśli potrzebujesz jeszcze dodatkowego papierka?
Planowanie. Zdjęcie ilustracyjne
Jakich kryteriów używasz do pracy nad zadaniami? Najpierw te przyjemne, potem te nieprzyjemne?
Nie, zawsze najpierw robię to, co jest szybkie i wymaga najmniej energii — ale oczywiście nie ignoruję całkowicie zadań, które są pilne czy ważne.
Naucz się mówić „nie”
Statystycznie rzecz biorąc, w ostatnich dziesięcioleciach zyskaliśmy więcej czasu wolnego, a jednak nie widać tego w ankietach. Dlaczego tak się dzieje?
Nie postrzegamy już czasu wolnego jako takiego, częściowo dlatego, że zadania z różnych obszarów są ze sobą powiązane. Co więcej, mając tyle możliwości, wiele osób czuje, że musi robić więcej. Panuje błędne przekonanie, że każda wolna minuta powinna być w pełni wykorzystana. Niezależnie od tego, czy jest to sport, czy medytacja, wszystko musi być produktywne i mieć cel. Badania pokazują również, że każdego dnia mamy kontakt ze zbyt dużą liczbą osób — zarówno rzeczywistych, jak i wirtualnych. Moim zdaniem ludzie nie doceniają tego, jak bardzo może to być wyczerpujące.
Czy nicnierobienie jest nową supermocą?
Można tak powiedzieć. To jak z telefonem komórkowym. Kiedy bateria się wyczerpie, wyłącza się i trzeba go naładować, by następnego dnia znów działał. Zamiast po prostu iść dalej i dalej, i chcieć w końcu pracować jak robot, być może powinniśmy zarysować to porównanie z technologią. Każdy potrzebuje przerw. Niestety, rozwinęliśmy kulturę wstydu.
Twoja wskazówka brzmi prosto: „Po prostu zostaw zadanie i zobacz, czy je zauważysz, a ono samo się odpriorytetyzuje”. Co jeszcze masz do zaoferowania?
Nie angażuj się niepotrzebnie. Zwłaszcza kobiety mają tendencję do zbyt szybkiego zgłaszania się na ochotnika do mało prestiżowych zadań, takich jak pisanie protokołów czy organizowanie prezentów. Musimy nauczyć się wykazywać mniej inicjatywy — i po prostu nic nie robić.
Jakiej rady udzieliłabyś sobie z przeszłości?
Czasami możesz być przeciętna. Lubiłam robić to, co robiłam. Ale przez długi czas nie zdawałam sobie sprawy, że gonię za złym standardem. Ma to związek z faktem, że jestem kobietą i mam imigranckie korzenie. Moja rodzina pochodzi z Polski. Wywierałam na siebie ogromną presję, ponieważ zawsze myślałam, że nie jestem wystarczająco dobra.
Są ludzie, którzy proszą cię o pomoc — co z kolei kosztuje czas i energię. Jak nauczyć się odmawiać?
Każdy, kto boi się urazić innych, mówiąc „nie”, nie broni wystarczająco swoich potrzeb. Można się tego nauczyć krok po kroku. Na początku nie powinieneś automatycznie mówić „tak”. Zamiast tego można powiedzieć: „Mogę to zrobić. Czy powiesz szefowi, że inne zadanie zostanie przełożone?”. Albo: „Nie chcesz poprosić kogoś, kto jest lepiej wyszkolony?”. Nie mów więc po prostu „nie”, ale zaproponuj też alternatywne rozwiązanie. Pomoże to również oczyścić się z wyrzutów sumienia.
„Nie” to pełne zdanie — a jednak kobietom i osobom ze środowisk migracyjnych w szczególności trudno jest tak po prostu to zostawić. W trudnych chwilach lubię też śpiewać „No means no, nana nanana…” do melodii „Live is Life”. Wtedy w końcu przesłanie dociera.